Hoe voer je een transportaanvraag in? 

Om een transportaanvraag in te voeren, moet je eerst inloggen op je zakelijke account via: pro.expedicar.com/login. 

Adressen 

In eerste instantie moet je het afhaal- en afleveradres invoeren. Je kunt de eerste letters invoeren en als het adres is opgeslagen of gekend bij Google, kun je je keuze maken uit de suggesties die verschijnen.

Zo niet, voer dan het volledige adres handmatig in door te klikken op "adres niet gevonden". Je hebt dan de mogelijkheid om het adres dat je handmatig invoert toe te voegen aan een "adresboek" door op de gele ster te klikken om het aan je favorieten toe te voegen. (De blauwe ster geeft een adres aan dat al is gebruikt.)

Bovendien is het nodig om de openingstijden van de agentschappen aan te geven. Standaard worden deze ingesteld tussen 8 uur en 18 uur. 

Je geeft vervolgens het type transport in. Het dropdownmenu toont enkele mogelijkheden die speciaal voor u werden geselecteerd. Indien u hierover vragen heeft of andere types wenst te activeren, gelieve contact op te nemen met Hiflow.

Openingstijden van het adres

De openingsuren die u opgeeft, worden automatisch meegenomen bij het toewijzen van chauffeurs aan uw transporten. Zij krijgen richtlijnen en kunnen uw uren rechtstreeks in hun app zien.

Bekijk deze instructievideo om je openingstijden op te geven bij het aanmaken van een transport:

Hoe werkt het?

• Als het vakje "openingstijden van het agentschap opgeven" (zie hierboven) niet is aangevinkt: worden de standaarduren van jouw land weergegeven (8.00 - 18.00 voor België).

• Als je eerder openingstijden hebt ingevoerd voor bestaande adressen en het vakje is niet aangevinkt bij het aanmaken van een transport: vink het vakje aan om je openingstijden te zien. Controleer daarna of ze nog actueel zijn.

• Wanneer je een nieuw adres aanmaakt en het vakje voor de eerste keer aanvinkt: verschijnen de standaarduren. Op dat moment kun je deze aanpassen naar jouw eigen openingstijden.

Let op: de op te geven openingsuren zijn uitsluitend van toepassing op bedrijven, ondernemingen of winkels – niet op particulieren (zie de pagina: afspraak maken).

Tijdschema 

Vervolgens moet je de transporttijden invoeren. Hierbij zijn 2 opties:

* Vanaf / Uiterlijk: De auto is beschikbaar vanaf de opgegeven datum en tijd en wordt uiterlijk op de opgegeven datum en tijd geleverd.
Let erop indien een weekend is inbegrepen dat de openingsuren correct zijn ingevoerd.

* Tijdslot: Je kunt een tijdslot invoeren waarbinnen de chauffeur de auto kan ophalen of afleveren ("afspraak"). Geef nooit een tijdslot in bij zowel ophaling als aflevering.

Je vindt het aantal kilometers om je te helpen bij het plannen van de rit. Ritten van meer dan 600 km moeten over 2 dagen worden gepland. 

Type voertuig 

Je dient het kenteken of het chassisnummer van het voertuig in te voeren. Dit is cruciaal opdat de chauffeur de juiste wagen kan terugvinden. Nadien geef je het model van het voertuig in alsook alle informatie over de motor en het type. Vervolgens kun je de status van het voertuig selecteren (rijdend of defect), wat helpt bij het aanpassen van het transport.

Extra diensten

Vervolgens kun je de extra diensten selecteren die je wilt hebben voor het transport. (Voorbeelden: exterieur wassen, soort overdracht, ...)

Heeft u een retourzending? U kunt ook een retourtransport toevoegen door te klikken op "Voeg een gerelateerd transport toe" aan de rechterkant. U kunt dan het vertrekadres kopiëren of een nieuw adres invoeren om het ergens anders te retourneren. U moet ook informatie over het voertuig en eventuele aanvullende diensten invullen

Validatie 

De laatste stap is om de aanvraag te valideren. Je hebt een overzicht van de ingevoerde informatie voor je transport. Dit is ook de stap waar je een opmerking over de opdracht kunt toevoegen of documenten kunt toevoegen. Klik vervolgens op "Mijn bestelling valideren" om het transportverzoek te valideren. Er wordt een transportnummer toegewezen aan het verzoek. Je kunt het later terugvinden onder "Mijn transporten". 

Hier vind je een presentatievideo van het maken van een transport. 

Hoe de voortgang van een transport controleren? 

Als u naar uw Hiflow-account gaat, naar "Mijn transporten", kunt u de status van het transport zien. 

Dit zijn de 6 verschillende statussen: 

• In afwachting: De logistieke dienst van Hiflow zoekt een professionele chauffeur om het transport uit te voeren. 
• Gepland: Het transport is gepland in de planning van een chauffeur. U vindt nu ook zijn/haar gegevens terug.
• In uitvoering: Missie in voorbereiding / Wachtend op ophalen / Ophalen uitgevoerd / Transport in uitvoering. 
• Uitgevoerd: Het transport is uitgevoerd en voltooid. 
• Geannuleerd: Het transport is geannuleerd. 
• Verlopen: De gevraagde transportdata zijn verlopen. Het transport is niet uitgevoerd. 

U kunt al uw ritten terugvinden in het tabblad "Mijn transporten" in de blauwe balk links op het scherm. Vervolgens kunt u alles op één pagina bekijken of filteren op transportstatussen.

Wilt u meer informatie over een transport? U kunt contact opnemen met de logistieke dienst via e-mail: logistiek@hiflow.com.

Er is ook een zoekbalk beschikbaar als u op zoek bent naar een specifiek transport.

Hoe een transport wijzigen? 

Een transport kan alleen worden gewijzigd als de status "in afwachting" is. Om een transport te wijzigen, moet u naar uw professionele account gaan op one.hiflow.com. Is het transport reeds "Gepland" of "In uitvoering", neem dan altijd contact op met Hiflow indien er nog iets dient te wijzigen.

Een transport in afwachting wijzigen 

Als je een transport in afwachting wilt wijzigen, kun je op de drie puntjes langs "Details bekijken" helemaal rechts van het transport klikken en vervolgens op "Dit transport wijzigen" klikken

.

Je kunt alle informatie wijzigen indien het transport niet binnen de 48u dient door te gaan. Je kan klikken op "Wijzig in detail" om alles aan te passen. Indien het transport binnen de 48u dient te worden geleverd, kan je enkel nog volgende informatie wijzigen of toevoegen:

• voertuiginformatie (kenteken en VIN)  
• opmerkingen
• documenten of een intern dossiernummer 
• de contactpersonen op het vertrek- en aankomstpunt

Een gepland transport wijzigen 

Je kunt alleen het interne dossiernummer wijzigen van een gepland transport. 

Als je andere informatie wilt wijzigen voor een gepland transport, nodigen we je uit om ons je verzoek per e-mail te sturen naar {{variable.email_logistique}}. We zullen dan contact opnemen met de chauffeur om te zien of hij nog steeds beschikbaar is na de wijziging. Zo niet, dan annuleren we het transport en laat het aan jou over om het indien nodig opnieuw te plannen. 

Hoe annuleer je een transport? 

Annuleer een transport in afwachting of gepland

Je kunt zelf een transport annuleren als de status ervan "in afwachting" of "gepland" is. 

In het tabblad "Mijn transporten", wanneer je je transport hebt gevonden, klik je op de drie puntjes helemaal rechts en vervolgens op "dit transport annuleren".

Er wordt een venster geopend zodat je ons de reden voor de annulering kunt laten weten. Er wordt om een reden gevraagd (afwezigheid van het voertuig, ongeval, verkeerd adres, enz.). Je hebt ook de mogelijkheid om een opmerking achter te laten. 

Annuleer een transport dat al bezig is 

Als je transport bezig is, moet je een e-mail sturen naar {{variable.email_logistique}} om een annuleringsverzoek in te dienen. Deze annulering wordt gefactureerd tegen 100% van de prijs van het transport op de dag zelf, om onze professionele chauffeur te compenseren. In het geval van een transport per vrachtwagen moet de e-mail worden verzonden naar transporteur@hiflow.com.

Annuleringskosten

Annuleer geplande transporten 

• Minder dan 24 uur voor de startdatum van het transport: 100% 
• Minder dan 48 uur voor de startdatum van het transport: 50%
• Meer dan 48 uur voor de startdatum van het transport: 0%

 Voor vrachtvervoer worden er geen annuleringskosten in rekening gebracht zolang de status "Gepland" is. 

In afwachting van transport 

Als de transportstatus "in afwachting" is, zijn er geen annuleringskosten van toepassing. 

Gevallen van overmacht 

In het geval van een situatie van overmacht zijn de annuleringskosten 100%. Hiflow noch de klant zijn enige vergoeding of boete verschuldigd van welke aard dan ook. Dergelijke gevallen kunnen onder meer betrekking hebben op: algemene stakingen, brandstoftekorten, elk klimatologisch evenement dat de wegen onbegaanbaar maakt ed.

Een chauffeur kan bijvoorbeeld weigeren om de weg te nemen als deze onbegaanbaar is en gevaarlijk rijgedrag zou veroorzaken.