En cas de problème au départ, lors de la prise en charge de votre véhicule, Hiflow digitalise ses alertes. Tout est désormais automatisé pour vous garantir un maximum de réactivité.

Comment ça marche ? (En 4 étapes)

1. Le chauffeur signale l'incident

Lorsqu'un chauffeur rencontre une difficulté sur le terrain, il clique sur "Signaler un problème" depuis son application. Il est alors guidé pas à pas pour qualifier précisément la situation (ex : contact absent au départ, véhicule en panne, véhicule non préparé).

2. Collecte des preuves en temps réel

Pour vous assurer une totale transparence, le chauffeur transmet instantanément les justificatifs et preuves nécessaires via son parcours, et l’application enregistre automatiquement sa géolocalisation pour confirmer sa présence au point de départ. Sa déclaration est immédiatement horodatée.

3. Vous recevez une alerte e-mail immédiate

Selon la typologie du problème, une notification automatique vous est envoyée. Cet e-mail contient un bouton unique : cliquez dessus pour ouvrir notre formulaire de résolution en ligne. Il vous suffit de cocher l'action que vous souhaitez donner (ex : livrer un autre véhicule, annuler le transport).

4. Instruction instantanée sur le terrain

Depuis le formulaire de résolution, choisissez l'action souhaitée :

Indiquez ensuite à quelle heure la solution sera disponible :

Terminez en indiquant, le plus précisément possible, les indication à suivre pour le chauffeur (exemple : "M. Dupont vous apportera les clés du véhicule") :

Dès que vous validez le formulaire, le chauffeur reçoit automatiquement ses consignes par SMS. Il sait immédiatement s'il doit attendre ou repartir, sans aucune perte de temps.

Les 3 issues possibles 

Une fois l'alerte déclenchée, le dossier se clôture automatiquement selon l'un de ces 3 scénarios :

• 🟢 Scénario 1 : Solution trouvée (Mission confirmée)
  • Quand ? Vous avez répondu au formulaire et indiqué une solution au problème rencontré (ex : véhicule de remplacement).
  • Confirmation par email : Le mail récapitule la solution choisie et confirme que le convoyeur va débuter la mission.
• 🟠 Scénario 2 : Réponse au formulaire mais aucune solution trouvée
  • Quand ? Vous avez interagi avec le formulaire mais aucune issue opérationnelle n'a pu être validée (ex : pas d'autre véhicule disponible).
  • Confirmation par email : Le mail vous confirme l'annulation de la mission et contient l'avis de passage à vide signé en pièce jointe.
• 🔴 Scénario 3 : Absence de réponse dans le délai imparti
  • Quand ? Le temps d'attente réglementaire du chauffeur est dépassé sans réponse de votre part via le formulaire.
  • Confirmation par email : Le système valide automatiquement le passage à vide. Le mail vous informe de l'expiration du délai et vous transmet l'avis de passage à vide signé.

Vos bénéfices clés

• Réactivité maximale : Les échanges entre le chauffeur, Hiflow et vos équipes sont instantanés. 
• Fiabilité et traçabilité : Toutes les informations et preuves terrain sont centralisées par écrit et horodatées. Vous pilotez la situation avec certitude.

📌 À noter : Durant la phase de lancement, nos équipes opérationnelles doubleront ce dispositif par un appel téléphonique pour les clients ou les situations spécifiques qui le nécessitent.