Bij een probleem bij vertrek, tijdens het in ontvangst nemen van uw voertuig, digitaliseert Hiflow zijn meldingen. Alles is nu geautomatiseerd om u maximale reactietijd te garanderen.

Hoe werkt het? (In 4 stappen)

1. De chauffeur meldt het incident

Wanneer een chauffeur op het terrein een probleem ondervindt, klikt hij op "Probleem melden" in zijn app. Hij wordt dan stap voor stap begeleid om de situatie nauwkeurig te kwalificeren (bv. contact afwezig bij vertrek, voertuig defect, voertuig niet klaar).

2. Verzameling van bewijsmateriaal in realtime

Om u volledige transparantie te garanderen, stuurt de chauffeur onmiddellijk de benodigde bewijsstukken en justificaties via zijn traject door, en de app registreert automatisch zijn geolocatie om zijn aanwezigheid op het vertrekpunt te bevestigen. Zijn verklaring wordt onmiddellijk van een tijdstempel voorzien.

3. U ontvangt een onmiddellijke e-mailmelding

Afhankelijk van het type probleem wordt er automatisch een melding naar u verzonden. Deze e-mail bevat een unieke knop: klik erop om ons online oplossingsformulier te openen. U hoeft alleen maar de actie aan te vinken die u wilt ondernemen (bv. een ander voertuig leveren, het transport annuleren).

4. Onmiddellijke instructie op het terrein

Selecteer de gewenste actie in het oplossingsformulier:

Geef vervolgens aan hoe laat de oplossing beschikbaar zal zijn:

Sluit af door zo nauwkeurig mogelijk de instructies voor de chauffeur te vermelden (voorbeeld: "De heer Dupont zal u de sleutels van het voertuig brengen"):

Zodra u het formulier bevestigt, ontvangt de chauffeur automatisch zijn instructies per sms. Hij weet meteen of hij moet wachten of vertrekken, zonder tijdverlies.

De 3 mogelijke uitkomsten

Zodra de melding is geactiveerd, wordt het dossier automatisch afgesloten volgens een van deze 3 scenario’s:

• 🟢 Scenario 1: Oplossing gevonden (Missie bevestigd)
  • Wanneer? U heeft het formulier ingevuld en een oplossing voor het probleem aangegeven (bv. vervangend voertuig).
  • Bevestiging per e-mail: De e-mail vat de gekozen oplossing samen en bevestigt dat de vervoerder met de missie zal beginnen.
• 🟠 Scenario 2: Reactie op het formulier maar geen oplossing gevonden
  • Wanneer? U heeft interactie gehad met het formulier, maar er kon geen operationele oplossing worden gevalideerd (bv. geen ander voertuig beschikbaar).
  • Bevestiging per e-mail: De e-mail bevestigt de annulering van de missie en bevat het ondertekende leegritrapport als bijlage.
• 🔴 Scenario 3: Geen reactie binnen de gestelde termijn
  • Wanneer? De wettelijke wachttijd van de chauffeur is verstreken zonder dat u via het formulier hebt gereageerd.
  • Bevestiging per e-mail: Het systeem valideert automatisch de leegrit. De e-mail informeert u over het verlopen van de termijn en stuurt u het ondertekende leegritrapport.

Uw belangrijkste voordelen

• Maximale reactietijd: De uitwisseling tussen de chauffeur, Hiflow en uw teams verloopt onmiddellijk.
• Betrouwbaarheid en traceerbaarheid: Alle informatie en bewijzen van het terrein worden schriftelijk gecentraliseerd en van een tijdstempel voorzien. U beheert de situatie met zekerheid.

📌 Opmerking: Tijdens de lanceringsfase zullen onze operationele teams dit systeem aanvullen met een telefoontje voor klanten of specifieke situaties die dit vereisen.