L'étape du remplissage des états des lieux est essentielle pour vous assurer une bonne couverture sur vos transports.
Conditions de signature des états des lieux
En tant que client, vous vous engagez à mettre le véhicule à disposition dans des conditions permettant sa bonne inspection :
- lieu éclairé
- véhicule propre et sec
- espace disponible et sécurisé
- contact au départ / à l'arrivée présent pendant la réalisation de l'état des lieux
Le remplissage se fait en collaboration entre le chauffeur ou transporteur et le contact au départ / à l'arrivée.
Outil de complétion des états des lieux
- Dans le cas d'un transport de véhicule par camion, le transporteur utilisera ses propres feuilles de voiture / CMR. Le document pourra vous être transmis sur demande spécifique
- Dans le cas d'un transport par la route, le chauffeur utilisera soit l'application Hiflow Partner (avec photos du véhicule et des anomalies), soit les états des lieux papier Hiflow. Le chauffeur s'engage à vous transmettre les états des lieux sur votre espace Hiflow One au plus tard dans les 12h suivant la réalisation de la mission.
Consignes de réalisation des états des lieux
Pour chaque transport, un état des lieux doit être rempli et signé au point de départ, et un autre à l'arrivée.
Le contact au départ / à l'arrivée est tenu de vérifier l'exactitude des informations contenues dans les états des lieux avant de les signer.
Les états des lieux ne sont en aucun cas des expertises sur le véhicule. Le chauffeur ou le transporteur a pour consigne de noter les anomalies visibles à l'extérieur du véhicule à l'oeil nu, à 1 mètre du véhicule, et moteur éteint.
Le transporteur ou le chauffeur n'est pas tenu :
- de se pencher pour inspecter sous le véhicule,
- de constater des dommages sur le toit du véhicule,
- de toucher le véhicule ou de noter des éléments non visibles à 1 mètre du véhicule (en particulier les microrayures),
- d'inspecter l'intérieur du véhicule,
- de constater d'éventuels équipements manquants (par ex. antenne, GPS, etc.)
- de démarrer le moteur du véhicule
- de vérifier le bon état de fonctionnement du véhicule et de ses équipements
L'intérieur du véhicule n'est pas couvert pendant le transport, sauf en cas de collision ayant provoqué un dommage à l'intérieur.
- Il vous est demandé d'en informer le chauffeur ou le transporteur et de compléter un avis de passage à vide.
- Le chauffeur ou le transporteur n'est pas habilité à prendre lui-même la décision d'annuler une mission sauf si l'anomalie rend le transport dangereux (par ex. pneus usés)
- Le chauffeur ou le transporteur suivra la procédure en cas de panne
- Toute anomalie constatée à l'arrivée relevant d'une inspection plus poussée à l'arrivée qu'au départ, et dépassant du cadre des consignes de réalisation des états des lieux demandées au chauffeur ou au transporteur ne sera pas couverte par Hiflow.
Utilisation des photos prises lors de l'état des lieux
Les photos prises par le chauffeur lors de l'état des lieux via l'application Hiflow Partner ne prévaudront pas sur les anomalies constatées. Néanmoins, elles pourront être utilisées en cas de litiges entre la version du client et la version du chauffeur ou du transporteur.
Autres documents spécifiques à vos process
Si vous remarquez la présence d'un dommage sur le véhicule lors de la livraison, veillez à bien le faire inscrire sur l'état des lieux d'arrivée Hiflow ou du transporteur.
Le remplissage de documents spécifiques à vos process ne vous dispense pas de signaler les dommages sur les états des lieux Hiflow.
| Tout dommage non-mentionné sur les états des lieux Hiflow ou du transporteur ne pourra pas être pris en charge. |
Exemplaire vierge d'état des lieux papier Hiflow
Vous trouverez un modèle des états des lieux et les instructions de remplissage ci-dessous :
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